Molte convocazioni per le supplenze ATA ormai si svolgono online, ma alcuni Uffici e diverse scuole chiamano ancora in presenza. Chi quel giorno non può esserci non deve rinunciare in partenza: può farsi rappresentare da un delegato. La possibilità è prevista dalla circolare ministeriale sulle supplenze. Ecco come funziona e perché bisogna leggere con attenzione l'avviso di convocazione.
01 Online o in presenza
Negli ultimi anni le procedure per le supplenze si sono spostate in larga parte su piattaforme e comunicazioni a distanza. Per il personale ATA, però, il quadro non è uniforme: accanto agli Uffici che gestiscono tutto online, ci sono Uffici territoriali e scuole che convocano gli aspiranti in una sede fisica, in un giorno e a un'ora stabiliti.
È in questi casi che si pone il problema di chi non può esserci: un impegno di lavoro, la distanza, un problema familiare. Presentarsi di persona non è l'unica strada, perché esiste lo strumento della delega.
La modalità della convocazione è sempre indicata nell'avviso pubblicato dall'Ufficio o nella comunicazione inviata dalla scuola. È il primo documento da leggere, prima ancora di organizzarsi.
02 La delega è prevista dalla circolare
La circolare ministeriale prot. 11814 del 6 maggio 2026, al paragrafo 4, prevede che per il conferimento delle nomine l'aspirante possa farsi rappresentare da un delegato. Il delegato partecipa alla convocazione al posto dell'interessato e compie le scelte secondo le sue indicazioni.
Tecnica della Scuola ha pubblicato un modello di delega utilizzabile per le supplenze ATA, pensato per assistenti amministrativi, assistenti tecnici, collaboratori scolastici e anche per altri profili come cuochi, infermieri e guardarobieri.
Va chiarito che si tratta di un fac simile preparato dalla testata, non di un modulo ministeriale. Alcuni Uffici e alcune scuole mettono a disposizione un proprio modello: quando c'è, è preferibile usare quello.
03 Cosa scrivere nella delega
Non esiste un testo unico obbligatorio, ma una delega ben fatta contiene di solito questi elementi:
- i dati anagrafici del delegante, cioè dell'aspirante, con codice fiscale e recapiti;
- i dati del delegato, la persona che parteciperà alla convocazione;
- il profilo per cui si è convocati e la graduatoria di riferimento;
- l'indicazione della convocazione a cui si riferisce la delega;
- eventuali indicazioni sulle sedi da accettare, in ordine di preferenza;
- data e firma del delegante.
Alla delega va di norma allegata la copia di un documento di identità del delegante. Il delegato, a sua volta, si presenta con il proprio documento valido.
04 Tempi e modi li decide l'avviso
Ogni Ufficio indica entro quando e come far pervenire deleghe e rinunce. A seconda dei casi può essere richiesto l'invio per email o per posta certificata, oppure la consegna diretta il giorno della convocazione. Ignorare queste indicazioni può rendere inutile anche una delega compilata correttamente.
Un esempio concreto viene dalla Lombardia. Per la convocazione del 26 agosto rivolta agli ex DSGA, per gli incarichi annuali, l'Ufficio scolastico regionale chiedeva di inviare le deleghe entro le ore 10 del 24 agosto, due giorni prima. Nello stesso avviso chi risultava assente senza delegato veniva considerato rinunciatario.
Quella regola vale per quell'avviso specifico. Altrove le conseguenze dell'assenza possono essere diverse e dipendono da quanto scritto nella singola convocazione: per questo va letta per intero.
05 Come organizzarsi con il delegato
Scegli una persona affidabile e raggiungibile il giorno della convocazione, e prepara con lei le decisioni in anticipo. Il delegato non può chiamarti ogni volta che si apre una scelta, soprattutto se i tempi sono stretti.
Un caso ipotetico: un'aspirante collaboratrice scolastica è convocata in presenza un martedì mattina ma lavora in un'altra città. Compila la delega a favore della sorella, indica cinque scuole in ordine di preferenza e specifica quali sedi non accetterebbe. Invia tutto entro il termine dell'avviso e consegna alla sorella una copia firmata con il proprio documento. Il giorno della convocazione la sorella sceglie secondo l'elenco concordato.
Per dare indicazioni utili al delegato conviene partire dall'elenco dei posti disponibili, quando l'Ufficio o la scuola lo pubblicano prima della convocazione. Confrontarlo con la propria posizione in graduatoria aiuta a capire quali sedi potrebbero realisticamente arrivare al proprio turno e a costruire un ordine di preferenza sensato, invece di un elenco generico.
Infine, resta reperibile al telefono durante la convocazione: se l'elenco dei posti cambia all'ultimo momento, una breve telefonata può evitare una scelta sbagliata.
06 Domande frequenti
Chi posso scegliere come delegato? In genere una persona di fiducia, che si presenti con il proprio documento e con la delega firmata. Eventuali requisiti particolari sono indicati nell'avviso.
Posso usare il modello di Tecnica della Scuola? Sì, come fac simile. Se l'Ufficio o la scuola forniscono un proprio modello, usa quello.
Se non vado e non mando nessuno, rinuncio? Dipende dall'avviso. Nella convocazione USR Lombardia citata l'assenza senza delegato valeva come rinuncia; altrove verifica cosa prevede la singola convocazione.
La delega serve anche per le convocazioni online? Di solito no, perché si partecipa a distanza, ma segui sempre le istruzioni dell'avviso.